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Conditions particulières de Formation

Conditions Particulières de Formation

Service Formation Apidae Conditions spécifiques au 01/01/2020

Conditions spécifiques au service venant s'ajouter aux Conditions Générales de Vente de Sipea, consultables en ligne à l'adresse : https://sipea.fr/conditions-generales

1. Lexique des termes employés

  • Stagiaire : Personne physique participant à une session de formation.
  • Employeur : Organisme (Personne morale) employeur d’un ou plusieurs stagiaires pour lesquels il prend en charge la formation.
  • Donneur d’ordre : Organisme de formation tiers auprès duquel Sipea intervient en qualité de sous-traitant.
  • Client : Toute personne morale ou physique contractualisant une action de formation auprès de Sipea. Selon les modalités de l’action de formation, le terme Client représente donc à la fois les Stagiaires, les Employeurs et les Donneurs d’ordre.
  • OPCO (Opérateurs de compétences) : Organisme financeur sollicité par le client pour financer tout ou partie de la formation.
  • Centre de formation : Au sens large : Local d’accueil de la formation fournissant une salle informatique équipée ou non pour permettre le bon déroulement de la formation. Dans le cadre des présentes conditions particulières de formation, cela concerne également les salles mises à disposition par les départements, les offices de tourisme, mairie…
  • Espace individuel de formation (EIF) : Chaque stagiaire dispose d'un Espace individuel de formation (EIF) accessible en ligne. Il peut y trouver l'ensemble des formations déjà suivies, ses bilans d'évaluation, la liste des prochaines sessions de formation à venir avec la possibilité de se préinscrire à chacune d'entre elles.

2. Acceptation des présentes conditions particulières & Champs d’application

Les présentes Conditions Particulières de Formation sont réputées être irrévocablement admises par nos clients. Toutes les opérations de formation réalisées par Sipea sont donc soumises aux conditions ci-après, nonobstant toute stipulation contraire qui pourrait être mentionnée sur les commandes ou autre document du client. Les conditions générales du client ne nous engagent que pour autant qu’elles aient été acceptées expressément par écrit par Sipea.

Les présentes conditions particulières de formation enrichissent nos Conditions Générales de Ventes qui restent applicables. Nos CGV sont accessibles en ligne sur https://sipea.fr/conditions-generales

En cas de contradiction sur certains points évoqués aux présentes conditions, ces dernières supplantent nos CGV.

3. Formations organisées & proposées à l'initiative de Sipea

Plusieurs fois par an, Sipea propose des sessions de formation Apidae sur l'ensemble du territoire.

Le coût individuel par stagiaire est alors fonction :

  • Des frais pédagogiques dégressifs selon nombre de participants, selon le nombre de jours de formation
  • D'une participation aux frais de déplacements du formateur, dégressifs selon nombre de participants
  • D'une participation aux éventuels coûts de location de salle, dégressifs selon nombre de participants
  • De frais forfaitaire par convention et dossier de prise en charge OPCA / OPCO (20 € HT par stagiaire)

3.1. Sessions ouvertes

Les sessions de formation de Sipea sont réputées ouvertes à l'ensemble des utilisateurs Apidae intéressés par la thématique, les dates et le lieu de formation. Elles sont également ouvertes aux personnes en recherche d'emploi ou qui projette de travailler à terme dans une structure utilisant Apidae.<§p>

3.2. Nombre de participants

La limite du nombre de participants est fixée par Sipea. Elle est motivée par la complexité technique de certaines notions abordées durant les formations et a pour seul objectif de faciliter l’acquisition des connaissances par les stagiaires tout en laissant un temps nécessaire au formateur pour répondre efficacement aux interrogations de chacun.

Pour l’ensemble des formations proposées par Sipea, le nombre de participants est limité à 10 stagiaires.

Dans de rares cas, cette limite peut être minorée ou majorée. Le client peut se référer au programme de formation retenu pour connaitre la limite applicable à la session choisie.

3.3. Lieux de formation

Sipea ne dispose d’aucun local pouvant accueillir les sessions de formation. Afin de mailler le territoire et pour proposer des formations au plus près des utilisateurs, nous faisons donc appel à des centres de formation ou des partenaires prêts à nous mettre à disposition des salles adaptées à nos formations.

3.4. Phase de pré-inscription et tarif dégressif

Pour les formations ouvertes organisées par Sipea, la phase de pré-inscription sur l'EIF court jusqu'à 1 mois avant la date de formation. Durant cette période, le tarif individuel de la formation est dégressif en fonction du nombre de participants.

Les stagiaires sont invités à se préinscrire en ligne via leur Espace individuel de formation (EIF) sur la plateforme .

Attention : L'accès à l'EIF nécessite un compte individuel Apidae. Dans le cas où un stagiaire n’aurait pas de compte Apidae, il est invité à se rapprocher de son administrateur local, ou à défaut, de son animateur départemental.

Passée cette date, les pré-inscriptions restent possibles dans la limite des places disponibles, mais ne contribueront plus à faire baisser le coût individuel de formation qui restera le même que celui des participants pour lesquels une convention a déjà été éditée.

3.5. Phase d'inscription définitive et dossier de prise en charge OPCO

Une fois la phase de préinscriptions terminée, le tarif définitif de la formation est fixé par Sipea en fonction du nombre de préinscrits. Sipea adresse alors une convention de formation à chaque participant.

Ces derniers ont jusqu'à 15 jours avant la date effective de la formation pour retourner à Sipea leur convention complétée et signée.

Attention : Ce délai est donné à titre indicatif et peut varier selon les conditions contractuelles propres à chaque loueur de salle. La durée de la phase de pré-inscription applicable est indiquée dans la fiche formation de l'Espace Individuel Formation.

Dans le même temps, la convention permet au stagiaire de constituer un dossier de prise en charge auprès de son OPCO.

3.6. Décision du maintien de la formation

A l'issue de la phase de pré-inscription, Sipea se réserve le droit d'annuler une session jusqu'à 15 jours avant sa date effective, faute d'un nombre suffisant de participants pour couvrir l'ensemble des frais liés à la formation.

Attention : Ce délai est donné à titre indicatif et peut varier selon les conditions contractuelles propres à chaque loueur de salle. Le délai d'annulation applicable est indiqué dans la fiche formation accessible via l''Espace Individuel Formation des stagiaires.

4. Modalités de commande & Inscription administrative des stagiaires

En complément des formations proposées directement par Sipea, de nouvelles sessions peuvent être organisées à la demande d'un ou plusieurs clients.

Les modalités organisationnelles et tarifaires seront rassemblées dans une convention de formation propre à chaque client qui tiendra compte à la fois :

  • De la nature de l’action de formation (Fermée / Ouverte ; Directe / Sous-traitance)
  • De la liste nominative des participants (Dans la limite fixée par Sipea)
  • Des frais pédagogiques (Selon la nature de la formation et le nombre de participants)
  • De frais forfaitaire de dossier par convention et prise en charge OPCA / OPCO (20 € HT par convention)
  • Selon les cas, d’éventuelles majorations liés aux déplacements (Temps de trajets du formateur)
  • Selon les cas, d’éventuels coûts de location de salle

Pour qu’une session soit programmée, il faut nécessairement qu’un ou plusieurs clients indépendants acceptent de couvrir les frais de formation calculés selon le coût éléments cités ci-dessus. A la réception de l’ensemble des conventions, la session sera enregistrée sur la plateforme de suivi des formations (https://formation.apidae.sipea.fr) pour permettre l’inscription technique individuelle de chaque stagiaire.

4.1. Sessions Ouvertes / Fermées

Sans stipulation contraire de la part du client, les sessions de formation de Sipea sont réputées ouvertes, c’est-à-dire que Sipea s’autorise à en faire la promotion afin de trouver d’autres stagiaires intéressés par la thématique, les dates et le lieu de formation..

A la commande, le client est libre de demander à ce que la formation soit fermée à d’autres stagiaires extérieurs, s’engageant ainsi à assumer seul l’intégralité des coûts de la formation.

4.2. Nombre de participants

La limite du nombre de participants est fixée par Sipea. Elle est motivée par la complexité technique de certaines notions abordées durant les formations et a pour seul objectif de faciliter l’acquisition des connaissances par les stagiaires tout en laissant un temps nécessaire au formateur pour répondre efficacement aux interrogations de chacun.

Pour l’ensemble des formations proposées par Sipea, le nombre de participants est limité à 10 stagiaires.

Dans de rares cas, cette limite peut être minorée ou majorée. Le client peut se référer au programme de formation retenu pour connaitre la limite applicable à la session choisie.

4.3. Lieux de formation

Sipea ne dispose d’aucun local pouvant accueillir les sessions de formation.

Les lieux de formation peuvent être proposés :

  • A la commande par le client qui se propose d’accueillir la formation dans ses murs
  • En cas de sous-traitance, par le donneur d’ordre qui se charge de louer une salle informatique équipée
  • Enfin, par Sipea qui se chargera de louer une salle adaptée

La salle retenue devra nécessairement répondre aux besoins techniques et logistiques de la formation pour permettre l’accueil dans de bonnes dispositions de l’ensemble des participants. Ces besoins sont expressément rappelés sur chaque programme de formation.

En amont de la formation, Sipea adressera au responsable de la salle une fiche descriptive type qui permettra d’évaluer si les prérequis techniques sont remplis (Nombre d’ordinateurs, connexion Internet, suites logicielles…)

4.4. Cas particulier de la sous-traitance

Dans le cas de la sous-traitance, la convention de formation est remplacée par un contrat de sous-traitance. Les stagiaires sont alors invités à contacter directement le Donneur d’ordre en ce qui concerne leur inscription administrative, l’établissement de la convention de formation et le montage d’un dossier de financement.

Pour sa part, le Donneur d’ordre s’engage à fournir à Sipea :

  • La liste des participants.
  • La fiche descriptive de la salle de formation retenue.

L'inscription technique à la formation via l'EIF reste tout de même nécessaire pour les stagiaires qui, conformément aux dispositions et obligations légales, devront remplir post-formation un questionnaire d'évaluation des acquis.

4.5. Délais de commande

Toute formation commandée pour un délai inférieur à 14 jours nets engage irrévocablement le client quant au règlement des frais dits incompressibles mentionnés sur la convention, à savoir :

  • Les frais de déplacements du formateur
  • Les coûts de location de salle, lorsque la salle n'est pas fournie à titre gracieux

Ces frais seront donc refacturés de plein droit au client sans que celui-ci ne puisse s’y opposer, et ce même en cas d'annulation.

5. (Pré)Inscription via l'Espace Individuel de Formation & Validation des prérequis

Les stagiaires sont invités à s'enregistrer en ligne via leur Espace individuel de formation (EIF) sur la plateforme https://formation.apidae.sipea.fr.

Attention : L'accès à l'EIF nécessite un compte individuel Apidae. Dans le cas où un stagiaire n’aurait pas de compte Apidae, il est invité à se rapprocher de son administrateur local, ou à défaut, de son animateur départemental.

5.1. Questionnaire préparatoire

L’inscription donne accès à un questionnaire préparatoire permettant de vérifier à la fois les droits technique du compte utilisateur Apidae, mais également les prérequis organisationnels pour participer à la formation.

5.2. Livret d’accueil des stagiaires

En complément, le livret d’accueil des stagiaires est proposé en téléchargement au format PDF depuis l’espace personnel du stagiaire.

5.3. Règlement intérieur

En complément, le règlement intérieur de formation est proposé en téléchargement au format PDF depuis l’espace personnel du stagiaire.

5.4. Cas particulier de la sous-traitance

Dans le cas de la sous-traitance, le donneur d’ordre se charge d’adresser aux différents participants :

  • Son propre livret d’accueil.
  • Son propre règlement intérieur de formation.
  • Le lien vers l'EFI pour l’inscription des participants sur la plateforme de Sipea.

6. Convocation & Accueil des participants

Dans un délai de 7 jours avant la formation, et sous réserve que les contraintes d’organisation le permettent, chaque participant recevra par mail une convocation rappelant notamment la date et le lieu de la formation ainsi que les horaires d’accueil. Le livret d’accueil sera joint en même temps avec le règlement intérieur.

6.1. Cas particulier de la sous-traitance

Dans le cas de la sous-traitance, le donneur d’ordre se charge d’adresser les convocations aux participants, libérant Sipea de cette obligation légale.

7. Assiduité

La présence des participants est requise sur l’ensemble de la durée de la formation. Une feuille d’émargement est prévue à cet effet et devra être signée chaque demi-journée par le stagiaire.

L’absence injustifiée d’un stagiaire empêchera l’établissement d’une attestation de formation et présente un risque fort d’annulation de prise en charge par l’OPCO financeur.

8. Questionnaires d’auto-évaluation & Attestations

A la fin de la session de formation, un temps est consacré à l’auto-évaluation des acquis via des questionnaires thématiques en ligne. Cette démarche se fera sur le même espace que l’inscription technique à la formation.

Dans de rares cas, et notamment dans celui où la formation aurait pris du retard en raison d’éventuels problèmes techniques passagers (Indisponibilité temporaire de la plateforme, redémarrage du réseau informatique…), il pourra être demandé aux participants de répondre à ces questionnaires dans les jours qui suivent la formation.

Selon les dispositions légales en vigueur, il est rappelé que les stagiaires qui se soustrairaient volontairement ou non à ces tests ne pourraient ni se voir délivrer d’attestation de formation, ni prétendre à la prise en charge de leur formation.

9. Attestations

Les attestations nominatives de formation ne sont délivrées directement à chaque participant qu’au règlement de la facture de solde par le Client, et uniquement pour les personnes dont la preuve est apportée qu’elles ont pu suivre l’intégralité de la formation.

10. Facturation & Règlement

A l’issue de la formation, une facture de solde sera adressée par mail au client qui s’engage à régler sous 30 jours nets, par chèque ou virement bancaire.

10.1. Demande d'acomptes

Sipea pourra, à la signature de la convention ou contrat de sous-traitance, demander un acompte pour frais de déplacement. Cet acompte devra nécessairement être réglé en amont de la formation, et ce afin de couvrir les frais de déplacement du formateur.

11. Prise en charge & Financement

Le dossier de prise en charge par l’OPCO dont dépend le client est de la responsabilité du client. Sipea s’engage pour sa part à fournir au client et à son OPCO tous les documents administratifs nécessaires à cet effet (Copie de la convention de formation, Feuilles de présences, Programme de formation…)

En l’absence de prise en charge par l’OPCO, et ce quel qu’en soit la raison, le client reste personnellement engagé à hauteur du montant indiqué sur la convention. De même, le refus de prise en charge par l’OPCO ne saurait en aucun cas constituer un motif valable d’annulation.

En cas de non-respect de tout ou partie de ses obligations légales, et notamment en ce qui concerne les points abordés dans les présentes conditions et règlement intérieur de formation, le client pourrait se voir retirer une prise en charge précédemment accordée. Si tel était le cas, l’annulation de la prise en charge ne dégagerait en rien les obligations du client visées aux présentes conditions.

11.1. Cas particulier de la sous-traitance

Dans le cas de la sous-traitance, l'ensemble des éléments nécessaires à la demande de prise en charge de la formation sont a récupérer auprès du donneur d'ordre.

12. Dédit, Abandon ou Annulation à l’initiative du client

En cas d’annulation par le client ou le stagiaire le jour même de la formation, la totalité de la formation lui sera de plein droit facturée, selon le montant indiqué à la convention de formation ou le contrat de sous-traitance.

De même, pour ne pas impacter le coût de formation des autres stagiaires, l’annulation par le client ou le stagiaire dans les 30 jours nets précédents une formation l’engage quant au règlement des frais dits incompressibles mentionnés sur la convention, à savoir :

  • Les frais forfaitaire par convention et dossier de prise en charge OPCA / OPCO (20 € HT par stagiaire)
  • La quote-part liée aux frais de déplacements du formateur
  • La quote-part liée aux éventuels coûts de location de salle, lorsque la salle n'est pas fournie à titre gracieux

Ces frais seraient donc refacturés de plein droit au client sans que celui-ci ne puisse s’y opposer.

13. Empêchement & Force Majeure

13.1. Pour Sipea

La formation serait alors reportée à une date ultérieure, selon les contraintes et disponibilités de chacun des stagiaires.

Les frais de déplacements et de location de salle déjà engagés par Sipea resteraient à sa charge.

13.2. Pour le Client / Stagiaire

Ce dernier sera réorienté vers une session de formation ultérieure.

Le client resterait cependant redevable de la part des frais de déplacements et de location de salle déjà engagés par Sipea.

13.3. Pour le Centre de formation

Ce dernier devra proposer sans surcoût la mise à disposition ultérieur de la salle informatique. De plus, il devra s’acquitter en lieu et place du client, des frais de déplacements déjà engagés par Sipea.

14. Propriété intellectuelle

Les supports de formation remis par Sipea sont couverts par la propriété intellectuelle. Le client, les stagiaires et le centre de formation s’interdisent toute diffusion ou réutilisation, même partielle.

De même, et tout particulièrement dans les missions de sous-traitance, aucune altération de la mise en page ou de la charte graphique générale qui pourrait instaurer un doute quant à l’auteur desdits documents de formation n’est autorisée.

Tout manquement à cet article donnera lieu à une pénalité forfaitaire de 1 000 € par usage frauduleux, et pourra donner lieu à des poursuites judiciaires.

15. Attribution exclusive de compétence

Tout litige relatif à l’interprétation, l’exécution ou la rupture du contrat, sera soumis au droit français. En cas de contestation pour quelque cause que ce soit, la seule juridiction reconnue et acceptée de part et d’autre est celle du Tribunal de Commerce de Grenoble, nonobstant toute demande incidente ou en garantie ou en cas de pluralité de défendeurs. Cette clause d’attribution de compétence s’appliquera même en cas de référé. Sipea dispose néanmoins de la faculté de saisir toute juridiction compétente, en particulier celle du siège social du Client ou celle du lieu de situation de la formation.

16. Traitements des données personnelles

Les données personnelles que vous transmettez à Sipea ne sont en aucun cas transmises à d’autres sociétés. Vous pouvez à tout moment consulter les données personnelles vous concernant chez Sipea et demander une correction, modification ou suppression de celles-ci, notamment à travers notre site web.

17. Pénalités de retard

Tout règlement postérieur à la date limite de règlement mentionnée sur nos factures donnera lieu à des pénalités de retard calculées sur la base forfaitaire annuelle de 15%. Les pénalités de retard sont calculées comme suit :

Montant dû x ( 15% ÷ 365 ) x Nombre de jours entre l'échéance de la facture et la date de règlement